トラック協会から巡回指導のご案内が届いたとき、何から準備すればいいのでしょうか。巡回指導では、運行管理や車両管理などをまとめた全38項目の確認を受け、A〜Eの5段階で評価されます。指摘事項があれば、改善報告の提出も求められます。

この記事では、実際に整えておきたい書類、日報・点呼で指摘されやすい点、改善報告で求められる書類の例、そして北海道の事業者が意識したいポイントをまとめます。

1. 事前に整えておきたい書類

まずは、案内文書に記載された準備書類を確認してください。そのうえで、38項目に対応する形で、次の書類を整えておくと安心です。

運行管理関係
運転日報、点呼記録簿、運行指示書、運転者台帳、運行管理規程、乗務員への指導監督の記録、適性診断の受診記録

車両管理関係
車両台帳、日常点検記録、3か月ごとの定期点検整備記録簿、整備管理規程、整備管理者の選任届出関係

労務・経理関係
就業規則、36協定とその届出控え、定期健康診断の記録、社会保険・労働保険の加入・納付の資料、事故記録、事業報告書

大切なのは、書類が「あるか」だけでなく、書類同士の整合が取れているかも見られてます。日報と点呼記録、タイムカードや賃金台帳にずれがあると、指摘されやすくなります。他事務所の解説では、点呼簿とデジタルタコグラフのデータ、ETCの通過時刻などが突き合わされることもあるとされています。

2. 日報・点呼でつまずきやすいポイント

日報:労働時間の基準を確認する

運転日報では、改善基準告示に沿っているかが確認されます。資料に示されている主な基準は次のとおりです。

• 1日の拘束時間は、原則13時間。延長しても最大15時間(14時間超は週2回まで)
• 勤務終了後の休息期間は、継続9時間以上
• 連続運転時間は、4時間以内
• 1日の運転時間は、2日平均で9時間以内

連続運転4時間ごとに30分以上の休憩を取る点も指摘されています。基準は改正で変わることがあるため、最新の告示でご確認ください。

点呼:時刻のずれに注意する

点呼は対面が原則で、運行管理者が行う割合にも要件があるとされます。点呼の時刻と、日報の出庫・帰庫時刻がずれていないかを、日頃から確認しておきましょう。

3. 特定の運転者への指導を忘れずに

重点項目に含まれるのが、特定の運転者への特別な指導と適性診断です。資料では、次の運転者が対象として挙げられています。

• 新たに雇い入れた運転者
• 65歳以上の運転者
• 事故を起こした運転者

採用時や事故後の指導記録、適性診断の受診記録が残っているか、確認しておきましょう。

4. 指摘事項があったときの改善報告

巡回指導で指摘事項があった場合は、改善報告の提出が求められます。評価がD・Eの場合に限りません。

通知が届いてから提出するまで

巡回指導のあとには、適正化事業実施機関（トラック協会)から、改善が必要な事項を記した通知が届きます。事業者は、早急に改善したうえで、期限までに挙証書類を添付して報告書を提出します。

正当な理由がないのに改善報告書を提出しない場合は、国土交通省に報告されることがあります。 その結果、北海道運輸局や運輸支局が、監査方針に基づいて監査などの措置を取ることがあります。

改善報告を作るときのポイント

1. 原因を特定する:書類の不備か、運行管理の体制か、人員不足かを切り分ける
2. 具体的な改善策を立てる:誰が、いつまでに、何をするかを明確にする
3. 改善を継続する:日常業務に定着しているかを確認する

添付する「挙証書類」

改善したと口頭で報告するだけでは足りず、改善内容と改善を裏づける書類の写しを添付するのが一般的です。札幌市の適正化事業実施機関の事務所が配布している資料では、指摘された項目ごとに、提出する書類が決められています。

共通のルールとして、官公庁に届け出たものは、受理印が押されている写しを提出することが示されています。改善のために新しく届出をした場合は、受理印のある控えを必ず残しておきましょう。

実際に求められる書類や提出方法、期限は、通知文や実施機関の指示でご確認ください。

5. 北海道で特に意識したいこと

冬季の車輪脱落事故対策

国土交通省は、巡回指導の際に大型車の車輪脱落事故防止対策の周知と取組状況の確認を行うよう、北海道運輸局などに協力を依頼しました。

北海道では冬タイヤへの交換があります。交換後の増し締めの実施や記録の管理は、大型車を保有する事業者が準備しておきたい項目です。

長距離運行と拘束時間の管理

北海道の事業者では、事業所や荷主までの距離が長くなりがちです。拘束時間や休息期間が日報に表れやすいため、荷待ち時間を含めて正確に記録しましょう。

白トラ・委託先の確認

令和8年4月に、国のGメン調査の違反原因行為情報として「白トラ委託等」が追加されたとされています。評価項目にも白トラ利用の有無が含まれ、改正法でも規制強化が予定されています。委託先が適正に許可を受けているかの確認も重要です。

6. 許可更新制を見据えて

今回の法改正で、許可は5年ごとの更新制になる予定です。更新の審査では、法令を遵守して事業を遂行できる見込みが問われるとされています。巡回指導を「受けるだけの行事」にせず、自己点検の機会として活用してください。

7. 行政書士に依頼するメリット

専門家が38項目に沿って事前に書類を点検することで、次のようなメリットがあります。

• 指摘されやすい箇所を、直前に把握できる
• 日報・点呼・台帳・労務書類のずれを洗い出せる
• 改善報告書と、添付する挙証書類の準備を、期限に間に合うよう論点を整理して進められる
• 許可更新制に向けた体制整備を相談できる

なお、行政書士が行えるのは書類作成や手続きの支援です。労務管理の個別判断などは、社会保険労務士と連携して対応します。

まとめ

• 書類は38項目に対応させ、書類同士の整合を確認する
• 日報・点呼は、拘束時間・休息・連続運転の基準と、時刻のずれに注意する
• 新規雇入れ、65歳以上、事故を起こした運転者への指導記録も忘れずに
• 指摘事項があれば、期限までに挙証書類を添えて改善報告を提出する
• 正当な理由なく提出しないと、国土交通省への報告や監査につながる
• 官公庁への届出分は、受理印のある写しが必要
• 北海道では、冬季の車輪脱落対策と長距離運行の拘束時間管理に要注意

巡回指導の準備や改善報告でお困りの札幌・北海道の事業者さんは、春日行政書士事務所までお気軽にご相談ください。(問い合わせページはこちら)

※本記事は一般的な制度の説明であり、個別の評価や処分の見込みを判断するものではありません。